תכנון אירוע לא חייב להיות מאיים כמו שהוא נשמע בתנאי שעובדים מסודר ומאורגן. אל תחששו לפתוח טבלת אקסל ולזרוק אליה את כל המשימות שלכם ולאחר מכן לארגן לכם את התקופה עד האירוע כך שבאמת תספיקו כל מה שאתם רוצים. ליתר ביטחון, נפרט על 4 טיפים שלא תמיד חושבים עליהם אבל הם מקפיצים את האירוע.
ודאו שתחומי האירוע ברורים
תחומי האירוע כאשר הם ברורים לכולם מאפשרים לאורחים להתרכז במקום אחד (או בכמה מקומות ספציפיים) כך שלא תיווצר תחושה של ריקנות או של עזיבה של אנשים. אם אתם מארחים אירוע בחוץ שקלו להזמין מחסומים לאירועים ואם אתם עושים אירוע בפנים ולא רוצים שיתפזרו על גבי יותר מדי חללים וחדרים שקלו לנעול חלק מהחדרים או לשים שלטים של אין כניסה על מנת למקד את כולם באיזור האירוע כפי שתוכנן.
ודאו שיש לכם את התנאים הטכניים הנדרשים
כאשר בוחנים אופציות לאירועים מסתכלים על גודל החלל ועל הנראות שלו, אך לעיתים שוכחים לשים לב גם לפרטים הטכניים שלאחר מכן יכולים להוות מכשולים, או דווקא יתרונות בחלל. למדו את החלל טוב ותכננו מראש את הפרטים הטכניים כדי לא להיתקע ברגע האחרון, חשבו לדוגמא על:
- כמות ומיקום שקעי חשמל
- כמות ומיקום שירותים
- מיקום החלונות
- כמות ומיקום רמקולים
- נקודות מים לשתייה או לשטיפת ידיים
- דלתות להכנסת ציוד
- מקומות לאחסון תיקים או מעילים
- נקודות הכניסה והיציאה
היעזרו באיש מקצוע
בסופו של דבר אם אתם מתכננים אירוע גדול, אל תחששו להיעזר באיש מקצוע כדי שיוודא שכל הדברים החשובים עובדים כמו שצריך ושאכן הייתה דאגה ומחשבה על הכל. זאת גם נכון לאירוע קטן אשר אין לכם מספיק זמן או קשה להתעסק בו כמו ארגון ברית אחרי לידה. מפיקי אירועים מנוסים יודעים לתכנן אירוע מושלם עם הידע והניסיון שלהם וזאת לא אומר שהדגשים שלכם ילכו לאיבוד, אלא יקבלו כנפיים לאירוע כמו שחלמתם.
האירוע הוא גם שלכם
מתוך מחשבה על האורחים קל לשכוח שהפקת האירוע היא גם בשבילכם. אם אתם מארגנים לעצמכם יום הולדת, אתם צריכים לא לאבד את האירוע בתוך הרצון לרצות את כולם ולדאוג שגם חווית ההפקה וגם האירוע עצמו יהיו לכם כיפיים. לדוגמא, תוכלו לבקש ממישהו להיות אחראי על הדברים באותו היום על מנת שתוכלו להשתחרר ולהיות כמו אורחים.
יישום הטיפים יכול להקפיץ את האירוע שלכם, אך על מנת שאכן יהיה אירוע מוצלח, אתם חייבים להתחיל בלהבין מה המטרות והתקציב שלכם ולאחר מכן לסדר לעצמכם בצורה ברורה מה עליכם לעשות. זכרו גם ליהנות מהתהליך ולא רק לנסות לרצות אחרים!
